Standard workflows i Business Central er baseret på Power Automate, så disse kan tilpasses og udbygges efter behov og de kan understøttes af AI.
Mange virksomheder starter deres automatiseringsrejse med AI, men for de fleste organisationer ligger nogle af de største og hurtigste gevinster stadig i automatisering af de daglige forretningsprocesser. Her spiller samspillet mellem Dynamics 365 Business Central og Microsoft Power Automate en central rolle.
Business Central indeholder en række standard-workflows og integrationer, som gør det muligt at automatisere opgaver på tværs af økonomi, indkøb, salg, lager, dokumenthåndtering og samarbejdsværktøjer som Teams og Outlook. Formålet er enkelt: at reducere manuelt arbejde, øge kvaliteten og sikre hurtigere gennemløbstider i de vigtigste forretningsprocesser.
Godkendelses-workflows
Godkendelsesprocesser er blandt de mest anvendte workflows i Business Central. De kan bruges til eksempelvis indkøbsordrer, salgsordrer, fakturaer, prisændringer og ændringer af kunde- eller leverandørdata. Dokumenter sendes automatisk til de rette beslutningstagere, og systemet sikrer, at godkendelser gennemføres, før videre behandling eller bogføring kan finde sted.
Fordelene er:
- Færre fejl og bedre intern kontrol
- Hurtigere behandling af dokumenter
- Tydelig ansvarsfordeling
- Fuldt revisionsspor
- Mindre brug af e-mailbaserede godkendelser
Notifikations-workflows
Mange processer afhænger af, at medarbejdere reagerer hurtigt på bestemte hændelser. Med Power Automate kan Business Central automatisk sende beskeder, når der sker noget vigtigt.
Det kan eksempelvis være:
- Nye ordrer
- Overskridelse af kreditgrænser
- Kritiske lagerniveauer
- Afviste godkendelser
- Forfaldne fakturaer
Beskeder kan sendes via e-mail, Teams eller andre Microsoft-platforme.
Fordelene er:
- Hurtigere reaktionstid
- Bedre kundeservice
- Færre oversete opgaver
- Øget gennemsigtighed i processerne
- Reduceret behov for manuel overvågning
Data- og integrationsflows
En stor del af virksomheders manuelle arbejde består i at flytte data mellem forskellige systemer. Power Automate kan forbinde Business Central med blandt andet SharePoint, Outlook, Teams, Dataverse, Excel og Power BI.
Typiske anvendelser er:
- Synkronisering af kundedata
- Deling af dokumenter
- Overførsel af rapportdata
- Oprettelse af sager eller opgaver i andre systemer
- Integration med CRM- og rapporteringsløsninger
Fordelene er:
- Eliminering af dobbeltindtastninger
- Højere datakvalitet
- Færre manuelle processer
- Hurtigere informationsdeling
- Lavere administrationsomkostninger
Dokument-workflows
Dokumenthåndtering er ofte en kilde til tidsforbrug og fejl. Power Automate kan automatisere hele eller dele af dokumentprocessen.
Eksempler kan være:
- Udsendelse af ordrebekræftelser
- Fremsendelse af fakturaer
- Arkivering af PDF-dokumenter
- Automatisk oprettelse af dokumentmapper
- Distribution af kontrakter og øvrige forretningsdokumenter
Disse løsninger kobler ofte Business Central sammen med SharePoint og Outlook.
Fordelene er:
- Hurtigere dokumentbehandling
- Mere ensartede processer
- Mindre administrativt arbejde
- Bedre dokumentstyring
- Lettere overholdelse af compliance-krav
Teams-baserede workflows
Microsoft har i de senere år styrket integrationen mellem Business Central, Power Automate og Microsoft Teams. Det betyder, at medarbejdere kan modtage notifikationer og gennemføre visse godkendelser direkte fra Teams. [yzhums.com], [eazydynamics.com]
Eksempler:
- Godkendelse af ordrer og fakturaer
- Notifikation om nye sager
- Projektrelaterede opdateringer
- Opgaver knyttet til bestemte forretningshændelser
Fordelene er:
- Kortere beslutningsveje
- Færre systemskift
- Højere produktivitet
- Hurtigere samarbejde på tværs af afdelinger
- Bedre brugeroplevelse
Manuelle workflows (Instant Flows)
Ikke alle processer skal starte automatisk. Business Central understøtter også manuelle workflows, som brugeren selv aktiverer, når behovet opstår.
Eksempler:
- Generering af rapporter
- Deling af dokumentpakker
- Oprettelse af projektmapper
- Eksport af data
- Overførsel af kunde- eller vareinformation til andre systemer
Fordelene er:
- Hurtig adgang til automatisering uden programmering
- Fleksibilitet i de daglige arbejdsgange
- Betydelig tidsbesparelse på tilbagevendende opgaver
- Standardisering af manuelle processer
Fra automatisering til procesoptimering
Selvom de enkelte workflows hver især kan give mærkbare forbedringer, opstår de største gevinster typisk, når flere workflows kombineres på tværs af virksomhedens kerneprocesser. Eksempelvis kan en ordre automatisk oprettes, godkendes, dokumenteres, distribueres og rapporteres uden manuelle mellemled.
Resultatet er kortere gennemløbstider, færre fejl, bedre datakvalitet og frigørelse af medarbejderressourcer til mere værdiskabende opgaver. Det er derfor ikke overraskende, at godkendelser, notifikationer, integrationer, dokumentstyring og Teams-baserede workflows fortsat er blandt de mest implementerede automatiseringsløsninger omkring Business Central.
Vil du høre mere om de mange muligheder for effektivisering i Business Central, så kontakt os.
Claus – salg og rådgivning
📞 +45 28 60 45 79
📧 cll@aintelligence.dk
Michael – rådgivning og teknik
📞 +45 28 40 20 09
📧 mkk@aintelligence.dk
Skriv et svar